Rejs firmowy to czarter jachtu lub kilku jachtów dla zespołu, z kapitanem albo własnym patentem, zwykle na 2 do 7 dni. Najprościej zamówić go jednym zapytaniem do kilku armatorów, porównać ofertę po koszcie na osobę i wybrać termin poza szczytem. Poniżej wyjaśniamy, co ustalić z góry, żeby faktura, ubezpieczenie i program rejsu zgadzały się z oczekiwaniami firmy.
Dla kogo jest rejs firmowy
Najczęściej zamawiają go działy HR i biura zarządu, które szukają integracji bez sali konferencyjnej. Drugą grupą są małe firmy i agencje, które chcą wyjechać całym zespołem na kilka dni i rozliczyć wyjazd jedną fakturą. Trzecią są właściciele firm płacący za rejs dla kluczowych klientów.
Wspólny mianownik jest taki, że ktoś odpowiada za budżet i musi policzyć koszt na uczestnika przed podpisaniem umowy. Dlatego zaczynamy od liczb, a nie od zdjęć zatoki.
Ile osób na jakim jachcie
Jacht żaglowy o długości 10 do 12 metrów mieści zwykle 6 do 8 osób do spania, ale komfortowo pływa się nim w 5 lub 6. Na Mazurach do większych grup sprawdzają się houseboaty i łodzie motorowe, które nie wymagają patentu żeglarskiego, jeśli spełniają warunki prawne dla danej jednostki. Grupa 20 osób to zwykle trzy lub cztery jachty w jednej flotylli, z jednym kapitanem prowadzącym.
Zasada praktyczna jest prosta. Policz koje, a nie miejsca w kokpicie, i dodaj jedną załogę zapasową, jeśli ktoś może zrezygnować w ostatniej chwili.
Z kapitanem czy bez
Zespół bez doświadczenia żeglarskiego powinien płynąć z kapitanem. Odpowiedzialność za jednostkę i bezpieczeństwo ma wtedy zawodowiec, a uczestnicy mogą skupić się na integracji. Zasady zatrudnienia kapitana, koszt dobowy i jego wyżywienie opisujemy w poradniku czarter jachtu z kapitanem.
Jeśli w firmie są dwie lub trzy osoby z patentem, można popłynąć bez kapitana, ale armator może zażądać potwierdzenia uprawnień i doświadczenia. Zapytaj o to na początku, żeby nie okazało się to w dniu odbioru.
Z czego składa się koszt rejsu firmowego
- cena czarteru za dobę lub tydzień, zależna od sezonu i długości jachtu,
- kaucja zwrotna, którą firma zwykle wpłaca kartą firmową albo przelewem,
- sprzątanie końcowe i ewentualne opłaty za paliwo, opisane w zestawieniu kosztu całkowitego czarteru,
- kapitan oraz jego wyżywienie,
- opłaty portowe i prąd na kei,
- prowiant dla załogi i ewentualny catering.
Do porównania ofert potrzebny jest jeden wspólny wynik, czyli koszt na osobę za cały rejs. Kalkulator na stronie głównej Chartering liczy go razem z kaucją i portami, więc różne oferty da się zestawić bez arkusza.
Faktura, koszty i dokumenty
Armator prowadzący działalność wystawia fakturę VAT na firmę, co pozwala rozliczyć rejs jako koszt. To, czy wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodu i czy VAT można odliczyć, zależy od charakteru wyjazdu i przepisów. Zapytaj księgową przed rezerwacją, a nie po niej. Z armatorem ustal wcześniej dane do faktury, termin płatności zaliczki i harmonogram pozostałej części.
Poproś też o umowę czarteru zawierającą listę wyposażenia, warunki odwołania i zasady zwrotu kaucji. Jeśli zwrot ma być na konto firmowe, wpisz to w umowie.
Ubezpieczenie i odpowiedzialność
Jacht ma ubezpieczenie OC i casco, ale to nie wszystko, o czym warto pamiętać przy wyjeździe firmowym. Osobną sprawą jest ochrona uczestników, odpowiedzialność organizatora wyjazdu i szkody wynikające z błędu załogi. Zakres ubezpieczenia firmy przy takim wyjeździe najlepiej omówić z kimś, kto zna rynek, na przykład z brokerem ubezpieczeniowym dla firm. Przy kaucji sprawdź, czy ubezpieczenie kaucji obniża blokadę środków, jak opisujemy w tekście o kaucji przy czarterze.
Kiedy rezerwować
Najlepsze terminy na Mazurach, czyli lipiec i sierpień, znikają zwykle z kalendarzy armatorów z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Terminy na przełomie maja i czerwca oraz we wrześniu są tańsze, spokojniejsze i często wygodniejsze dla zespołów, bo mniej tłoczno w portach. Rejsy morskie, na przykład na Chorwacji, wymagają jeszcze więcej czasu, bo dochodzą loty i transfery. Szczegóły znajdziesz na stronie o czarterze w Chorwacji.
Jak zamówić ofertę w jednym kroku
- Ustal liczbę osób, termin i obszar pływania.
- Zdecyduj, czy potrzebny jest kapitan.
- Wyślij jedno zapytanie przez Chartering, a nie osobne maile do pięciu firm.
- Porównaj odpowiedzi po koszcie na osobę, w tym kaucji i sprzątaniu.
- Zapytaj o fakturę, warunki odwołania i zaliczkę, zanim podpiszesz.
Program rejsu
Dobry rejs firmowy nie jest ciągłym żeglowaniem. Zaplanuj krótkie etapy po 3 do 4 godzin, wieczór w porcie z grillem i jeden dzień rezerwowy na pogodę. Warsztaty zespołowe, jeśli są potrzebne, najlepiej zaplanować na postoju, a nie w ruchu. Dla zespołów, które chcą spokojniejszej formuły, sprawdza się houseboat bez patentu.
Typowe błędy przy zamawianiu rejsu dla firmy
Pierwszy to porównywanie samej ceny czarteru. Jacht tańszy o kilkaset złotych potrafi być droższy po doliczeniu sprzątania, paliwa, pościeli i opłaty za kapitana. Drugi to brak ustalonej osoby decyzyjnej: gdy o terminie decyduje dziesięć osób, najlepsze terminy znikają. Trzeci to zbyt ambitna trasa. Zespół, który nie pływał razem, chce po trzech dniach odpocząć, a nie pokonać sto mil.
Czwarty błąd dotyczy pogody. Na Mazurach silny wiatr potrafi zamknąć port na pół dnia, a na morzu zmusić do zmiany planu. Zostaw bufor w harmonogramie i zapisz w umowie, co się dzieje przy odwołaniu rejsu z powodu pogody, na przykład zmianę terminu zamiast utraty zaliczki.
Co przygotować przed zapytaniem
Armator odpowie szybciej i dokładniej, jeśli dostanie komplet informacji w jednej wiadomości: liczbę osób, preferowane terminy z alternatywą, region, informację o patentach w zespole, budżet orientacyjny na osobę i dane do faktury. Takie zapytanie można wysłać do kilku wypożyczalni naraz przez Chartering i porównać odpowiedzi na jednej liście.
Rejs dla klientów firmy
Jeśli rejs jest prezentem dla kluczowych klientów, liczy się organizacja. Zadbaj o kapitana z doświadczeniem w pracy z gośćmi, o stały harmonogram posiłków i plan awaryjny na deszcz. Zapytaj armatora, czy ma w ofercie jachty z toaletą i prysznicem, bo dla gości biznesowych jest to często warunek udziału. Przy większych grupach dobrze jest też podzielić uczestników na załogi wcześniej, żeby nikt nie czekał na przydział koi w dniu odbioru.